Ciclo de Vida das Empresas

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Para melhor explicar os trabalhos aplicados pela Êxito Empresarial na maioria de seus clientes, é importante que primeiramente façamos uma rápida contextualização sobre o Ciclo de Vida das Empresas, para entender melhor sua dinâmica. Embora possam apresentar variações em função de sua origem ou composição societária, em geral podemos descrevê-los em 3 grandes fases: da Criação, da Expansão e Profissionalização, e da Perenidade.

FASE 1 - Criação

Nessa fase predomina a cultura do empreendedor, o líder do negócio é o dono, que normalmente se faz presente em todas as ações, tudo passa por ele. No geral os funcionários são de confiança, filhos, parentes, amigos, conhecidos.
Questões de segurança são secundárias, uma exigência legal que aumenta os custos, dizem alguns.
Informalidade tributária, as vezes é uma necessidade para fazer frente ao concorrente pequeno e competir nos preços, segundo os mesmos.

E no seu entendimento, a contabilidade só serve para cumprir as exigências do governo e gerar balancete para os bancos.
Controla-se, da melhor maneira possível, as contas a pagar e as contas a receber, de onde se conclui que a empresa está ganhando ou perdendo dinheiro. Se está perdendo, basicamente o único recurso é aumentar os preços.
Os materiais comumente estão espalhados pelo pátio, ou armazenados inadequadamente em salas inapropriadas, sem um controle efetivo.

Há poucos benefícios aos funcionários, que são multitarefas. Os controles, são predominantemente visuais, as vezes reduzidos às câmeras de vigilância.

Alguns não tem claro o princípio da entidade e misturam suas contas pessoais as da empresa e não fazem uma correta segregação dos custos e despesas em relação aos investimentos, que muitas vezes estão sem um controle apropriado. Em resumo, muito improviso, pouca organização e controles ineficazes.

É óbvio que as empresas apresentam flutuações nesse quadro apresentado, indo das mais caóticas até as bastante organizadas, mas com raras exceções, todas precisam de alguma ajuda quanto a organização e estruturação.
Há entre os empresários, aqueles que não querem ampliar seus negócios, as vezes por não verem nos filhos quem possa tocar a empresa adiante. Tem orgulho do que construíram, conseguiram reputação, obtiveram sucesso, enriqueceram e se dão por satisfeitos. Outros, tem ambições maiores e levam suas empresas a próxima fase.

FASE 2 - Expansão e Profissionalização

Aqui prevalece a cultura organizacional, sendo o líder um gestor. Monta-se um time de gestão e implementa-se um planejamento estratégico e operacional, controles apropriados, qualidade, segurança, responsabilidade social e ambiental, método de gestão, plano de cargos e salários e benefícios aos agora colaboradores.

Implanta-se uma controladoria, estruturando a área contábil e financeira, reduzindo riscos. Geram-se informações gerenciais, implanta-se orçamentos, fluxo de caixa, controle de ativos, análises sobre investimentos, preços e rentabilidade.

A cadeia de suprimentos e os processos operacionais são integrados e estruturados sistemicamente, resultando em padronização, agilidade e aumento de escala. Isso, mais a implantação de indicadores de desempenho, resulta num ambiente de melhoria constante com consequente redução de custos.

O foco principal não está mais no concorrente pequeno e sim no grande e suas competências.

O compliance (regras, procedimentos e responsabilidades escritos), garante a funcionalidade e integridade do negócio, que não se apoia mais somente na confiança.

A entidade empresa não tem um ciclo de vida atrelado ao do dono, que inclusive já pode ter somente uma fração das cotas, dividas entre dezenas, centenas ou até milhares de investidores (se lançou ações na bolsa), a isso obtendo mais dividendos e muitas vezes nem participando mais da operação.

FASE 3 - Perenidade

As grandes empresas, que estão com a segunda fase consolidada, buscam a terceira fase, onde o que prevalece é a cultura da marca. O líder é um visionário, inspira as pessoas. Só para dar uma breve panorâmica, pois esta fase está fora do nosso foco, a empresa precisa lidar com as complexidades de um mercado em constante evolução tecnológica, onde deve aprender rápido e inovar constantemente, para estar sempre um passo à frente dos concorrentes.

Considerando o contexto apresentado, a Êxito executa seus trabalhos, principalmente na transição da fase da Criação para a fase da Expansão e Profissionalização, fazendo a reestruturação organizacional da empresa. Eventualmente esse processo coincide com a transição da administração familiar para uma gestão contratada. Também coordenamos esse processo.
Os trabalhos em gestão abrangem o tripé tecnologia, processos e pessoas, e gera- se maior efetividade quando são implementados concomitantemente, conforme as situações em que se encontram e as necessidades para atingir seus objetivos.

Nós damos foco nas três principais lacunas que temos observado com constância nas empresas que se encontram nesse ponto de sua existência, aos quais abordaremos a seguir, e nossos trabalhos partem deles para as demais lacunas, de forma complementar.

Tecnologia

No quesito tecnologia, encontramos a primeira grande lacuna a ser trabalhada. Toda empresa necessita de um sistema de gestão, denominado ERP – Enterprise Resource Planning. O objetivo desse software é registrar todas as transações efetuadas nas diversas áreas da empresa, gerando uma importante base de dados, que deverão ser transformados em informações das mais variadas para a tomada de decisões.

Acontece que estes dados precisam ser organizados e estruturados adequadamente, visando a forma que eles deverão ser usados no futuro, numa configuração que a empresa ainda sequer imagina que serão necessárias, prevendo situações hipotéticas que possam vir a acontecer, como criação de filiais, novas linhas de negócio, produtos, etc. Quanto mais deficitárias forem a estruturação e organização, maior será o comprometimento na formatação e extração das informações com qualidade para a tomada de decisões. 

Muitas empresas quando adquirem esses sistemas, até fazem uma boa escolha, pois existem boas opções no mercado, mas acontece que o sistema é uma plataforma virgem, que deverá ser moldada às necessidades do negócio, e os encarregados de implantar a ferramenta são treinados para fazê-lo conforme a demanda apresentada pela empresa. 

Normalmente falta, nesse processo, alguém que tenha bastante experiência dos dois lados da implantação, o da empresa, cobrando a inclusão de funcionalidades, as vezes bastante particulares e exclusivas do negócio, que até poderão ser customizadas. E do sistema, para que ele seja aproveitado em sua plenitude e atendendo a tudo aquilo que se propõe uma ferramenta dessas, fazendo com que esse processo seja potencializado ao máximo. Sem essa peça chave, comumente o projeto resulta deficitário, e o sistema acaba sub implantado e/ou mal utilizado. 

Se o software ainda não foi adquirido, ajudamos a empresa a encontrar a ferramenta existente no mercado que seja mais aderente ao negócio e coordenamos essa importante implantação, potencializando a utilização da ferramenta com melhor custo benefício. 

Se já foi adquirido e implantado, é comum que tenhamos que complementar ou até refazer a implantação, pois normalmente importantes pré requisitos necessários ao melhor aproveitamento do sistema não foram observados. 

É um investimento adicional e que não estava previsto pela empresa? Sim, mas o benefício que esse processo provoca é substancial, superando de longe o investimento aplicado, e nós temos nossos clientes que já passaram por essa situação que atestam isso, inclusive estando abertos a contatos e visitas. 

Processos: Para que serve a Contabilidade?

A segunda grande lacuna, bastante comum de ser encontrado, se refere aos processos, no tocante a situação contábil. E para melhor explicá-lo cabe a pergunta: para que serve a contabilidade? 

A contabilidade nos dá os requisitos legais a serem aplicados ao negócio, subordinados a princípios e padrões internacionais, necessitando que todos os registros possam ser auditados e validados a qualquer tempo e servindo não só para medir o desempenho do negócio, mas também determinar o valor da empresa no mercado. São esses requisitos que servem de base para a empresa abrir o seu capital na bolsa de valores ou negociar suas cotas diretamente com outros interessados. Sem eles não há como se concretizar esses tipos de transações. 

Todos os registros e transações de uma empresa, devem ser corretamente contabilizados, para que possam ser controlados corretamente, segregando-se os ativos (bens e direitos), do passivo (obrigações) e o patrimônio líquido (capital social e lucros ou prejuízos). Para isso, precisa seguir diversos preceitos legais com finalidades distintas. 

Uma das finalidades diz respeito à área trabalhista, envolvendo a folha de pagamento e controle dos funcionários. 

Outra finalidade engloba a área fiscal, respeitando o regime contábil adotado, atendendo toda a sua grande complexidade nas esferas federal, estadual e municipal. 

Há também uma finalidade que diz respeito ao próprio processo de contabilização, com o controle financeiro e dos investimentos, geração de balanços patrimoniais e demonstrações de resultados, que servem a empresa e ao mercado, como instituições de crédito por exemplo. 

Todo esse trabalho é bastante técnico, mas como é relativamente comum a todos os negócios, normalmente é feito por uma empresa terceirizada, até que a complexidade do negócio ou custo para manutenção chegue a tal ponto que se opte por fazer dentro da própria empresa. 

Ser terceirizada não é o problema da contabilidade, a questão está em fazê-la apartada fisicamente e sem uma pessoa, na empresa, que tenha conhecimentos para promover a sua correta utilização, o que dificulta consideravelmente na integração adequada com o restante das áreas, fazendo com que, por melhor que seja a empresa contratada, esse trabalho acabe não sendo utilizado em todas as suas prerrogativas, inviabilizando o seu melhor aproveitamento. 

Precisamos ainda destacar que a contabilidade terceirizada não é exclusiva e seu foco é o técnico contábil e não a gestão do negócio, além de que sua clientela é bastante variada, atendendo desde pessoas físicas, empreendedores individuais, microempresas de vários segmentos, etc. 

As finalidades já descritas são distintas, mas em conjunto são complementares, e tem o propósito de servir como base fundamental para a administração do negócio, se feitas corretamente. 

Infelizmente é bem comum que este propósito seja negligenciado nas empresas que se encontram na fase de criação, o que até pode ser compreendido, se considerarmos a concorrência de prioridades entre vender, produzir e entregar os produtos, mercadorias ou serviços, e tudo o que isso envolve e é a sua expertise, mas em algum momento essa situação precisa ser resolvida, pois os riscos inerentes acumulam-se progressivamente. 

Nesse quadro, os relatórios gerados pela contabilidade servem somente a ela mesma, naquilo a que lhe cabe processar, e aos bancos, se perdendo um importante instrumento de gestão, o que nos leva a mais uma das importantes finalidades da contabilidade. 

Para falar da contabilidade gerencial, gosto de citar um pensamento de William Edwards Deming, bastante revelador sobre a sua importância para os negócios: “Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, e não há sucesso no que não se gerencia”. 

Posto em perspectiva: para gerenciar (ou fazer gestão) com sucesso, é preciso entender, definir e medir. 

Figurativamente, podemos comparar uma empresa pequena com um voo de monomotor. A altitude é baixa, a orientação se dá no visual e a condução é bastante manual, se o tempo virar você não consegue enfrentar a tempestade, mas aterrissa e pronto. 

Uma empresa maior, pode ser comparada a um avião à jato, onde a autonomia e altitude são bem maiores, mas agora você não consegue mais voar somente no visual, precisará de instrumentos, que nas empresas são as informações em relatórios e análises. Você terá mais condições de enfrentar tempo adverso, não precisando aterrissar devido a qualquer chuva, podendo até voar sobre as nuvens, sem alcance visual nenhum do caminho, mas precisará planejar suas viagens, fazer um plano de voo e precisará de um piloto com mais conhecimentos. No caso de um acidente, que será muito raro, você tem até a caixa preta para saber exatamente o que o ocasionou. 

Já se o acidente acontecer com um monomotor, sem a caixa preta, fica mais difícil de determinar as causas exatas. No caso das empresas, pode-se botar a culpa no governo. 

O objetivo aqui é provocar uma reflexão, para o qual acrescento a pergunta que um amigo me fez. O que as empresas devem fazer para enfrentar a pandemia do coronavírus? 

Existem adversidades que não conseguimos prever e muitas empresas infelizmente vão ter sérios problemas e até fechar, pois alguns setores são fortemente impactados, como a própria aviação, turismo, eventos, hotelaria, cinema, teatro, e outros tantos. Algumas situações são realmente difíceis de contornar e não existe uma receita pronta e padronizada a ser seguida. Mas claro que esses setores continuarão existindo, e muitas empresas encontrarão suas soluções. 

Nós devemos ter em mente que os mercados passam periodicamente por adversidades e vivemos num país onde, particularmente, temos que lidar com elas numa constância ainda maior, com seguidas crises econômicas, instabilidade política e até trocas abruptas de governos, entre tantas outras. O coronavírus é mais uma delas, com uma gravidade sem precedentes recentes, é certo, mas entendemos que as empresas melhor estruturadas e organizadas, que praticam efetivamente os preceitos de gestão, terão maior flexibilidade e agilidade, com capacidade de adaptação e reação, podendo encontrar a solução para qualquer problema que apareça. 

Este é o grande desafio, criar um ambiente onde as pessoas sejam estimuladas a inovar, buscando não só melhores soluções para antigos problemas, mas estarem confiantes e preparadas para encontrar soluções para problemas que ainda nem aconteceram. 

E as empresas precisam gerar conhecimento por intermédio de informações válidas, que são obtidas a partir de uma estruturação prévia e organização na origem do fato gerador, de forma rápida, constante e eficaz. Esse processo faz a diferença no negócio. 

Pessoas

Com isso, chegamos a terceira grande lacuna que costumamos encontrar em nossos trabalhos, e esse diz respeito as pessoas. 

Precisamos lembrar que estamos nos referindo a empresas que se encontram na primeira fase do seu ciclo existencial, fazendo a transição para uma organização empresarial, de fato. E estamos comentando a respeito do que é comum encontrarmos e sobre o qual aplicamos nossa expertise, não representando a totalidade das empresas, mesmo considerando aquelas com quem temos trabalhado. 

Com a decisão de implantar um ERP e utilizar a contabilidade com as suas prerrogativas totais, a forma de trabalhar dentro da empresa irá mudar, inevitavelmente, e serão necessárias pessoas habilitadas na utilização das novas ferramentas. 

Novos processos serão incorporados às atividades diárias, que serão sequenciadas em fluxo para que as funcionalidades do sistema sejam mantidas, e os problemas que surgirem terão que ser resolvidos quando acontecerem, para que a atividade não pare. Para isso serão necessárias novas competências e habilidades técnicas que deverão ser desenvolvidas ou contratadas. 

Isso resultará na melhor definição das áreas dentro da empresa, que terão mais autonomia funcional, fazendo com que sejam necessários líderes setoriais, com competência para manter a funcionalidade simultânea e comandar produtivamente seus subordinados, a partir de metas preestabelecidas. 

A empresa, como um todo, fica mais complexa e descentralizada, mas as lideranças, além de manterem o correto funcionamento e integridade das diversas áreas da empresa, liberarão e ajudarão a direção da empresa para atuar, com muito mais recursos decisórios, devido a geração de informações valiosas para a gestão do negócio, na elaboração de estratégias e planos de investimento, dando maior competitividade ao negócio no mercado. 

A estrutura da empresa fica menos horizontal e mais verticalizada, os colaboradores passam a ter funções mais específicas, vão deixando de ser multitarefa, e a empresa precisa aprender a tratar corretamente essa transformação, obtendo os melhores resultados. 

Antes, o aumento de salários era dado conforme a percepção de importância e retorno do dono, com decisões sendo tomadas, muitas vezes às pressas, dentro da correria diária, sem método preestabelecido. Essa prática acaba inevitavelmente, com o tempo, provocando distorções e insatisfação entre aqueles que menos ganham em detrimento aos que ganham melhores salários, pois cada indivíduo também tem a sua percepção de valor no que faz. 

Dentro da nova realidade, se faz necessário a implantação de uma política de cargos e salários, onde todas as atividades serão formatadas e descritas, permitindo a devida comparação com similares de mercado, e também a equiparação entre as diversas funções dos vários setores internos da empresa, levando ao nivelamento dos salários e aumento da satisfação geral. 

Está em nosso escopo também, a avaliação dos colaboradores que podem ser aproveitados e treinados para as funções chave, ou captação no mercado de trabalho, montando em conjunto, um time comprometido, preparado e treinado para os desafios que surgirem. 

Conclusão

Nessas lacunas principais, entendemos que a empresa colhe maiores benefícios se forem sendo trabalhadas em paralelo, pois são complementares, e dessa forma, geram a sinergia necessária que resulta numa melhor integração sistêmica de todos os processos. Mas é importante destacar que também incluímos em nosso escopo de trabalho, todas as lacunas adicionais que encontrarmos em nosso diagnóstico inicial, fazendo um trabalho bastante completo, conforme aprovado na contratação.

A contabilidade nos dá as regras a serem observadas, o software nos fornece, o que podemos chamar de teia, que permeará todos os processos, e as pessoas certas, treinadas e trabalhando com método e sinergia, agregarão a inteligência necessária para perpetuar o sucesso do negócio.

Diante do exposto, devido a abrangência e volume de trabalho intrínseco, pode ficar entendido subjetivamente que o custo para a empresa será muito elevado. Realmente há um investimento importante, no sistema, em consultoria e nos colaboradores.

Ocorre que tudo o que tratamos acima, são prerrogativas imprescindíveis para que se obtenha sucesso nos negócios, e quanto mais cedo essas práticas forem implementadas e adotadas, maior será o retorno obtido.

E em contrapartida, diversos ganhos vão se acumulando, na melhoria de performance em todo o processo, com ganho de escala e reduções de custos em muitas operações, mudança positiva de cultura em toda a organização perpetuando ações de melhoria contínua, apuração dos resultados efetivos, aumento da qualidade na gestão, redução dos riscos e contingências, aumento da confiança dos fornecedores de crédito, proporcionando menores taxas de captação, agregação de valor ao negócio refletido em todo o mercado e acarretando, entre outros efeitos, num melhor posicionamento nas negociações de compra e aceitabilidade dos preços de venda, preparação da empresa para um crescimento sustentado, etc., sem falar nos efeitos de tudo isso na melhoria da qualidade de vida dos proprietários.